Optimieren Sie Ihr Zeitmanagement – E-Mail-Check & Co

Fokussieren Sie sich auf die wirklich wichtigen Dinge

Gewöhnen Sie sich an, Ihre E-Mail-Flut mit ein paar Tricks zu minimieren. Tragen Sie sich aus allen unnötigen Newslettern aus. Richten Sie sich einen gut funktionierenden SPAM Filter ein. Wir hatten Ihnen in einem facebook Artikel bereits das praktische Programm spamdrain vorgestellt, mehr dazu auf spamdrain.com. SPAM Mails die trotz AntiSPAM-System nicht gestoppt werden, lassen Sie am besten von Ihrem Systemadministrator in die sogenannte Black List eintragen. Behalten Sie die geblockten Adressen im Auge, auch für Sie vertrauenswürdige IP Adressen können durch das Setzen der zu blockenden IP Adressen versehentlich als SPAM deklariert werden. Dennoch bleibt die Blacklist eine sehr zuverlässliche Methode, Werbemails zu blockieren und somit Zeit für das Wesentliche in Ihrem Beruf zu gewinnen.

Fokussieren Sie sich auf Ihre Projekte – je weniger Ablenkung, desto effizienter die Arbeit. Checken Sie Ihre E-Mails nur zweimal am Tag. Prüfen Sie Ihre E-Mails das erste Mal Mittags um 12:00 Uhr und ein zweites Mal um 16:00 Uhr. Arbeiten Sie jede E-Mail Schritt für Schritt ab. Im Durchschnitt erhält jeder Mitarbeiter 20 relevante E-Mails pro Tag, somit beantworten Sie in jedem der beiden Zeitfenster durchschnittlich 10 E-Mails. Nach Beantwortung der letzten E-Mail schließen Sie Ihr E-Mail Programm bis zum nächsten Zeitfenster. Während Ihres projektbezogenen Arbeitsprozesses sollte gewährleistet sein, dass keine E-Mail Benachrichtigungen auf Ihrem Desktop eingeblendet werden.

Ähnlich zeitraubend ist der Umgang mit Ihrem Smartphone. Ständig leuchtet eine WhatsApp-Nachricht auf. Dies verleitet dazu, sofort das Smartphone in die Hand zu nehmen und Nachrichten direkt zu beantworten. Legen Sie Ihr Mobilephone außer Sichtweite oder deaktivieren Sie Ihre Pop-Up Nachrichten. Auch die sozialen Netzwerke sind dafür bekannt, unzählige Info-E-Mails zu verbreiten. Deaktivieren Sie in den Einstellungen alle unnötigen Hinweis-E-Mails oder Beitragsbenachrichtigungen. Rufen Sie facebook & Co nur bei konkretem Anliegen auf, maximal ein oder zweimal am Tag.